Doanh nghiệp chuyển sang mặt bằng mới, mở thêm ngành nghề kinh doanh hay đổi địa chỉ trụ sở sang tỉnh khác — tất cả đều phải làm thủ tục đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh. Từ ngày 01/7/2025, Nghị định 168/2025/NĐ-CP đã thay đổi nhiều điểm trong thủ tục này. Bài viết hướng dẫn đầy đủ thủ tục thay đổi địa chỉ công ty (đổi địa chỉ trụ sở) và ngành nghề kinh doanh năm 2026.
1. Khi nào phải đăng ký thay đổi đăng ký kinh doanh?
Theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, khi có thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật…), doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Lưu ý quan trọng: nếu địa chỉ của doanh nghiệp chỉ thay đổi tên phường, xã hoặc tỉnh do sắp xếp đơn vị hành chính (ví dụ sau sáp nhập tỉnh), doanh nghiệp KHÔNG bắt buộc phải làm thủ tục thay đổi địa chỉ (khoản 2 Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Chỉ khi doanh nghiệp thực sự chuyển trụ sở sang địa điểm mới mới phải đăng ký thay đổi.
2. Thủ tục đổi địa chỉ trụ sở chính công ty
2.1. Xác định có đổi cơ quan thuế quản lý không
Đây là yếu tố quyết định quy trình (khoản 1 Điều 40 Nghị định 168/2025):
- Không đổi cơ quan thuế quản lý (chuyển trong cùng tỉnh/thành phố): nộp hồ sơ đăng ký thay đổi trực tiếp cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Đổi cơ quan thuế quản lý (chuyển sang tỉnh/thành phố khác): doanh nghiệp phải làm thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định pháp luật về thuế TRƯỚC KHI đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới.
2.2. Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở
Theo khoản 2 Điều 40 Nghị định 168/2025, hồ sơ chỉ gồm 2 giấy tờ:
- Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo Mẫu số 12 (ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC), kê khai phần “Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính”. Lưu ý: từ 01/7/2025 không còn cấp quận, huyện nên địa chỉ ghi theo 3 cấp: số nhà/phòng, ngõ, đường, tổ, thôn — xã, phường hoặc đặc khu — tỉnh, thành phố.
- Nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty (công ty TNHH một thành viên), Hội đồng thành viên (công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh) hoặc Đại hội đồng cổ đông (công ty cổ phần) về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
2.3. Nơi nộp và thời gian giải quyết
Nộp hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thuộc Sở Tài chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
Về lệ phí: từ 01/7/2025 đến hết năm 2026 là 25.000 đồng/lần; nộp hồ sơ online được miễn lệ phí, chỉ trả 100.000 đồng phí công bố thông tin.
Một điểm yên tâm: theo khoản 4 Điều 40 Nghị định 168/2025, khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính, quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp không thay đổi — mã số doanh nghiệp, mã số thuế, hợp đồng đang thực hiện và tài khoản ngân hàng vẫn giữ nguyên.
3. Thủ tục bổ sung, thay đổi ngành nghề kinh doanh
Khi doanh nghiệp muốn kinh doanh thêm ngành nghề mới hoặc bỏ bớt ngành nghề không còn kinh doanh, thủ tục tương tự: gửi Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu số 12, kê khai phần thay đổi ngành nghề) kèm nghị quyết/quyết định của chủ sở hữu hoặc cơ quan có thẩm quyền đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi (Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020).
Lưu ý: một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện (ví dụ dịch vụ kế toán, kiểm toán, bảo vệ, giáo dục…) chỉ được hoạt động khi đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật chuyên ngành — đăng ký ngành nghề trên giấy phép chưa đủ, doanh nghiệp phải có giấy phép con hoặc chứng chỉ hành nghề tương ứng mới được kinh doanh thực tế.
4. Checklist 5 việc cần làm sau khi đổi địa chỉ trụ sở
Đăng ký thay đổi xong chưa phải là hết việc. Doanh nghiệp cần:
- Cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử: thông báo thay đổi thông tin với cơ quan thuế để địa chỉ trên hóa đơn xuất ra đúng với giấy phép mới.
- Thông báo cho ngân hàng: cập nhật địa chỉ trụ sở trong hồ sơ tài khoản doanh nghiệp.
- Thông báo cho đối tác, khách hàng: tránh hóa đơn, hợp đồng ghi sai địa chỉ gây vướng mắc thanh toán, khấu trừ thuế.
- Làm biển hiệu mới: treo biển công ty tại địa chỉ trụ sở mới theo đúng tên và địa chỉ trên giấy phép.
- Kiểm tra lại cơ quan thuế quản lý: nếu đổi cơ quan thuế, xác nhận đã hoàn tất thủ tục chuyển địa điểm và nộp tờ khai đúng nơi mới từ kỳ tiếp theo.
Xem thêm hướng dẫn thành lập hộ kinh doanh tại Hưng Yên nếu bạn đang cân nhắc mô hình kinh doanh phù hợp.
Kết luận
Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở và ngành nghề kinh doanh năm 2026 nhìn chung đơn giản: hồ sơ gọn (Mẫu số 12 + nghị quyết), thời hạn đăng ký 10 ngày, kết quả sau 03 ngày làm việc. Điểm dễ sai nhất là trường hợp chuyển sang tỉnh khác mà quên làm thủ tục với cơ quan thuế trước — xử lý đúng ngay từ đầu sẽ tránh được việc hồ sơ bị trả về. Nếu cần người làm thay toàn bộ thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh, dịch vụ kế toán trọn gói của Kế Toán Xuân Nhi — đơn vị cung cấp dịch vụ thành lập công ty tại Hưng Yên — hỗ trợ doanh nghiệp nhanh gọn, đúng luật.
Liên hệ Kế Toán Xuân Nhi — hotline 0345.49.1111 để được tư vấn.
Câu hỏi thường gặp
Đổi địa chỉ trụ sở sang tỉnh khác có phải quyết toán thuế không?
Doanh nghiệp phải làm thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm trước khi đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới (khoản 1 Điều 40 Nghị định 168/2025). Đây là thủ tục chuyển địa điểm, không phải quyết toán thuế giải thể.
Địa chỉ công ty đổi tên phường do sáp nhập đơn vị hành chính có phải làm thủ tục không?
Không bắt buộc. Theo khoản 2 Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trường hợp địa chỉ chỉ thay đổi tên do sắp xếp đơn vị hành chính thì doanh nghiệp không phải đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở.
Thời gian giải quyết thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh là bao lâu?
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
